Návštěvník areálu
Informace o zpracování osobních údajů návštěvníků areálu
Při vstupu či vjezdu do našeho areálu dochází ke zpracování některých Vašich osobních údajů. Tyto údaje mohou zahrnovat zejména identifikační informace o Vaší osobě a údaje o vozidle, kterým přijíždíte. Tyto informace zaznamenáváme do systému evidence návštěv.
Cílem tohoto opatření je zajistit ochranu osob a majetku, monitorovat pohyb osob v areálu a předcházet bezpečnostním incidentům. Jedná se o standardní bezpečnostní praxi, která je založena na našem oprávněném zájmu a nevyžaduje Váš předchozí souhlas.
Připravili jsme tento dokument, abychom Vás transparentně informovali o tom, v jakých situacích a za jakým účelem Vaše údaje zpracováváme. Naší snahou je, abyste měli jasnou představu o rozsahu a důvodech tohoto zpracování, a cítili se během návštěvy našeho areálu informovaně a bezpečně.
Účely zpracování:
Návštěva areálu
Informace o Vás použijeme za účelem:
- Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku (kamerové systémy)
Pokud se jedná o příležitostnou návštěvu:
- Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku (evidenci jednorázových vstupů a vjezdů osob)
Nebo pokud budete areál navštěvovat vícekrát nebo dlouhodobě:
- Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku (evidenci krátkodobých a dlouhodobých vstupů a vjezdů osob)
Účast na bezpečnostním incidentu
Informace o Vás použijeme za účelem:
- Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku (řešení bezpečnostních incidentů)
- Zajištění protipožární ochrany
Evidence jednorázových vstupů a vjezdů osob
Účel zpracování:
Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku společnosti – evidence jednorázových vstupů a vjezdů osob do areálu.
Popis účelu zpracování:
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem vedení evidence o jednorázových vstupech osob do areálu společnosti a případně jejich vjezdu vozidlem. Tyto údaje slouží k ověření oprávněnosti vstupu, ke kontrole pohybu osob v areálu a k ochraně osob a majetku společnosti.
V rámci tohoto zpracování jsou zaznamenávány údaje o vstupu, vjezdu, odchodu a odjezdu, a také údaje o pohybu ve vymezených bezpečnostních zónách.
Oprávnění ke zpracování:
Zpracování je založeno na oprávněném zájmu správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – legitimním zájmem na ochraně areálu, osob a majetku společnosti před neoprávněným přístupem.
Kategorie osobních údajů, které zpracováváme:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, číslo dokladu totožnosti)
- Kontaktní údaje (např. telefon, společnost návštěvníka)
- Technické údaje (SPZ vozidla, typ vozidla)
- Záznamy ze vstupních zařízení (datum, čas, místo vstupu/vjezdu)
- Údaje o pohybu v areálu (případně záznamy z přístupového systému)
Doba zpracování a archivace:
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu 1 roku od data záznamu, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak.
Kategorie zpracovatelů nebo příjemců, kterým osobní údaje můžeme poskytnout:
V nezbytném rozsahu mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty:
- orgánům veřejné moci (např. Policii ČR, soudům) v souladu se zákonem,
- poskytovatelům služeb zajišťujících fyzickou nebo technickou ostrahu areálu (např. dodavatelé bezpečnostních systémů).
Zdroj osobních údajů:
Přímo od Vás při registraci vstupu nebo vjezdu do areálu.
Předávání osobních údajů do třetích zemí nebo nadnárodním společnostem:
Vaše osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí mimo EU/EHP ani nadnárodním společnostem.
Automatizované rozhodování na základě osobních údajů:
V rámci tohoto zpracování nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování podle čl. 22 GDPR.
Ostatní informace:
Vaše osobní údaje mohou být v souladu s právními předpisy použity i pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro vědecký nebo historický výzkum nebo pro statistické účely. V odůvodněných případech mohou být dále využity při řešení právních záležitostí, včetně plnění povinností vůči orgánům veřejné správy a řízení právních rizik.
Evidence krátkodobých a dlouhodobých vstupů a vjezdů osob
Účel zpracování:
Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku společnosti – evidence krátkodobých a dlouhodobých vstupů a vjezdů osob do areálu.
Popis účelu zpracování:
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za účelem evidence krátkodobých a dlouhodobých vstupů a vjezdů do areálu společnosti. Jedná se o osoby, které do areálu vstupují opakovaně (např. zaměstnanci externích firem v areálu) nebo na základě povolení, např. dodavatelé, servisní technici, smluvní partneři, nájemci, nebo další oprávněné osoby.
Evidence slouží k ověření oprávněnosti vstupu, kontrole pohybu osob a vozidel, a k ochraně osob a majetku v areálu společnosti. Záznamy mohou být vedeny jak v elektronické, tak listinné podobě a mohou být propojeny s přístupovým systémem.
Oprávnění ke zpracování:
Zpracování osobních údajů je prováděno na základě oprávněného zájmu správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – tedy na ochraně majetku, osob a bezpečnosti provozu v areálu společnosti.
Kategorie osobních údajů, které zpracováváme:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, číslo dokladu totožnosti, číslo přístupové karty nebo povolení)
- Kontaktní údaje (např. telefon, e-mail, název společnosti)
- Technické údaje (SPZ vozidla, typ vozidla)
- Záznamy ze vstupních zařízení (datum, čas, místo vstupu a výstupu)
- Údaje o pohybu v areálu (např. v bezpečnostních zónách)
Doba zpracování a archivace:
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu platnosti oprávnění ke vstupu nebo vjezdu, a to po dobu 5 let od pořízení záznamu.
Kategorie zpracovatelů nebo příjemců, kterým osobní údaje můžeme poskytnout:
Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny:
- orgánům veřejné moci (např. Policii ČR, soudům) v souladu s platnými zákony.
Zdroj osobních údajů:
Osobní údaje získáváme přímo od Vás nebo od Vašeho zaměstnavatele (externí firmy v areálu) nebo od oprávněných osob k zadání požadavku na vstup či vjezd.
Předávání osobních údajů do třetích zemí nebo nadnárodním společnostem:
Vaše osobní údaje nejsou v rámci tohoto zpracování předávány do třetích zemí ani nadnárodním společnostem mimo EU/EHP.
Automatizované rozhodování na základě osobních údajů:
V rámci tohoto zpracování nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.
Ostatní informace:
Osobní údaje mohou být v souladu s právními předpisy využity také pro účely archivace ve veřejném zájmu, vědeckého či historického výzkumu nebo statistické účely. V odůvodněných případech mohou být využity také při řešení právních nebo bezpečnostních incidentů a pro plnění zákonných povinností vůči příslušným orgánům.
Kamerový systém (monitorování areálu)
Účel zpracování:
Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku společnosti prostřednictvím kamerového systému.
Popis účelu zpracování:
V areálu společnosti je provozován kamerový systém se záznamem, jehož účelem je ochrana osob, majetku společnosti, kontrola dodržování bezpečnostních pravidel a prevence neoprávněného vstupu.
Záznamy mohou sloužit také jako podklad pro vyšetřování bezpečnostních incidentů nebo pro potřeby orgánů veřejné moci.
Oprávnění ke zpracování:
Zpracování je prováděno na základě oprávněného zájmu správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněným zájmem je ochrana majetku, bezpečnosti osob a provozu společnosti.
Kategorie osobních údajů, které zpracováváme:
- Obrazový záznam fyzické osoby (včetně podoby, pohybu a chování)
- Technické údaje zachycené kamerou (např. SPZ vozidel)
- Čas a místo záznamu
Doba zpracování a archivace:
Záznamy z kamerového systému se uchovávají po dobu nezbytně nutnou, zpravidla maximálně 72 hodin (běžný provoz) a maximálně 3 týdny (mimořádný provoz – celozávodní dovolená, víkendy, svátky), pokud tedy nedojde k incidentu vyžadujícímu delší uchování (např. předání záznamu policii nebo jinému orgánu).
V takovém případě je záznam uchováván po dobu nezbytnou k vyřízení případu.
Kategorie zpracovatelů nebo příjemců, kterým osobní údaje můžeme poskytnout:
- Smluvní poskytovatelé bezpečnostních služeb (např. společnost provádějící údržbu a servis kamerového systému)
- Orgány veřejné moci (např. Policie ČR, soudy) v souladu s právními předpisy
Zdroj osobních údajů:
Záznamy jsou pořizovány přímo kamerovým systémem instalovaným v areálu společnosti.
Předávání osobních údajů do třetích zemí nebo nadnárodním společnostem:
Záznamy nejsou v rámci tohoto zpracování předávány do třetích zemí ani nadnárodním společnostem.
Automatizované rozhodování na základě osobních údajů:
V rámci tohoto zpracování nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.
Ostatní informace:
Záznamy mohou být v odůvodněných případech využity k řešení právních záležitostí, prokazování škodních událostí nebo pro potřeby pojišťoven.
Označení monitorovaných prostor je provedeno v souladu s právními předpisy – informační tabulkou s piktogramem kamery a kontaktními údaji správce.
Řešení bezpečnostních incidentů
Účel zpracování:
Řešení bezpečnostních incidentů za účelem ochrany majetku, zdraví a bezpečnosti osob v areálu společnosti, včetně vedení záznamů, identifikace osob, a vyhotovování protokolů o incidentech.
Popis účelu zpracování:
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v případech, kdy dojde nebo může dojít k bezpečnostnímu incidentu v areálu společnosti. Typicky se jedná o záznamy o porušení interních předpisů, bezpečnostních pravidel, neoprávněných pokusech o vstup, incidenty pod vlivem alkoholu nebo jiných návykových látek apod.
Zpracování zahrnuje vedení evidence incidentů, identifikaci zúčastněných osob, vyhotovení protokolů, případně následné omezení přístupu do areálu nebo ukončení spolupráce.
Oprávnění ke zpracování:
Zpracování je prováděno na základě oprávněného zájmu správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – konkrétně zájmu na ochraně osob, zdraví, bezpečnosti, majetku a zajištění bezproblémového provozu areálu.
V některých případech může být zpracování nezbytné také pro splnění právní povinnosti (např. dle zákoníku práce nebo BOZP předpisů).
Kategorie osobních údajů, které zpracováváme:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, číslo dokladu totožnosti, firma/zaměstnavatel)
- Kontaktní údaje (např. telefon, e-mail)
- Informace o incidentu (datum, čas, popis události, výpovědi, videozáznamy, výsledek dechové zkoušky)
- Podpisy na protokolech
- Opatření přijatá v návaznosti na incident (např. zamezení přístupu, ukončení spolupráce)
Doba zpracování a archivace:
Záznamy o bezpečnostních incidentech jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k ochraně oprávněných zájmů společnosti, zpravidla po dobu 5 let, případně déle, pokud hrozí právní spor nebo řízení s orgány veřejné moci.
Kategorie zpracovatelů nebo příjemců, kterým osobní údaje můžeme poskytnout:
- Interní oddělení mateřské společnosti odpovědné za bezpečnost, HR nebo compliance (MHO)
- Právní zástupci
- Statutární zástupci společností v areálu (zaměstnavatelé)
- Orgány veřejné moci (např. Policie ČR, inspektoráty, soudy) v případě vyšetřování nebo sporu
Zdroj osobních údajů:
Přímo od Vás (např. výpověď k incidentu apod.), z interních systémů společnosti (např. přístupové záznamy), nebo od svědků či osob podílejících se na šetření.
Předávání osobních údajů do třetích zemí nebo nadnárodním společnostem:
Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí mimo EU/EHP ani nadnárodním společnostem, pokud to není výslovně uvedeno v konkrétním případě.
Automatizované rozhodování na základě osobních údajů:
V rámci tohoto zpracování nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.
Ostatní informace:
Na základě vyhodnocení bezpečnostního incidentu může být dotčené osobě dočasně nebo trvale odepřen přístup do areálu společnosti, nebo může být ukončena spolupráce. V takovém případě se záznam o rozhodnutí stává součástí příslušné dokumentace a může být využit k obraně právních nároků společnosti.
Záznamy mohou být dále využity k analýze a prevenci podobných událostí v budoucnu.
Zajištění protipožární ochrany (návštěvníci a zaměstnanci nájemců areálu)
Účel zpracování:
Zajištění protipožární ochrany v areálu společnosti, včetně plnění zákonných povinností v oblasti požární ochrany, které se vztahují i na návštěvníky a zaměstnance nájemců.
Popis účelu zpracování:
V rámci zajištění protipožární ochrany v areálu mohou být zpracovávány osobní údaje návštěvníků nebo zaměstnanců nájemců objektů.
Zpracování se může týkat zejména vedení evidence osob přítomných v areálu pro účely evakuace, záznamů o školeních či instruktážích požární ochrany (např. pro dodavatele pracující v areálu), účasti na evakuačním cvičení, záznamů o porušení předpisů PO nebo vedení protokolů o požárech či kontrolách.
Oprávnění ke zpracování:
Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – konkrétně povinností stanovených zákonem č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, a souvisejícími předpisy.
Zároveň je zpracování založeno na oprávněném zájmu správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – tím je ochrana života, zdraví a majetku všech osob přítomných v areálu.
Kategorie osobních údajů, které zpracováváme:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení)
- Příslušnost ke společnosti (název nájemce nebo dodavatele)
- Údaje o školení nebo instruktáži požární ochrany (např. datum, podpis, rozsah)
- Údaje o účasti na evakuaci nebo cvičení
- Údaje o případném porušení požárních předpisů
Doba zpracování a archivace:
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 5 let od pořízení záznamu (např. školení, evakuace, incident), není-li v konkrétním případě stanoveno jinak.
Kategorie zpracovatelů nebo příjemců, kterým osobní údaje můžeme poskytnout:
- Odborně způsobilé osoby nebo externí dodavatelé zajišťující požární ochranu
- Orgány veřejné moci vykonávající kontrolu požární ochrany (např. Hasičský záchranný sbor ČR)
Zdroj osobních údajů:
Přímo od Vás, od Vašeho zaměstnavatele (externí firma v areálu), nebo z interních evidencí vedených v rámci správy areálu.
Předávání osobních údajů do třetích zemí nebo nadnárodním společnostem:
V rámci tohoto zpracování nejsou osobní údaje předávány do třetích zemí ani nadnárodním společnostem mimo EU/EHP.
Automatizované rozhodování na základě osobních údajů:
V rámci tohoto zpracování nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.
Ostatní informace:
Zpracované údaje mohou být použity také při šetření příčin požáru, při ověřování plnění povinností v oblasti požární ochrany, interních hasičů nebo jako podklady pro kontrolní orgány.
Osoby přítomné v areálu mohou být rovněž evidovány pro účely zajištění evakuace v případě mimořádné události.
